Prévoir un événement, c'est bien... savoir communiquer efficacement autour, c'est mieux... alors suivez le guide !

Réaliser un événement (qu'il soit B2B ou bien B2C) est un excellent moyen de développer son business : c’est un excellent moyen de faire connaître les produits et/ou services que vous proposez aux participants de votre événement. C'est aussi une excellente manière de rencontrer et de fédérer les acteurs importants de votre industrie (prestataires, concurrents, verticales, etc...) et ainsi créer (pourquoi pas) d'importants partenariats sur le long terme...

Bref, l'événementiel est un excellent vecteur d'image de marque et surtout, créer un événement et l'associé à son image de marque, c'est super cool ! Enfin... sauf quand personne ne se pointe à votre événement le jour J... Avouez-le, on a tous au moins une fois imaginé créer un super événement pour lequel personne ne viendrait (c'est littéralement la phobie de toute personne travaillant dans l'événementiel) !

C'est pour cette raison qu'il est très important d'imaginer (et de structurer) une communication autour de votre événement grâce, notamment, à un plan de communication événementiel réfléchi, précis et efficace. En effet, communiquer sur un événement n'est pas une mince affaire (c'est pas nous qui allons vous dire le contraire puisqu'on à l'habitude d'aider nos clients à les organiser) mais le temps et les efforts en valent la chandelle en termes de résultats (on prend la responsabilité de cet adage).

Structurer la communication (notamment la communication graphique) autour de son événement pour ainsi la rendre efficace est d'autant plus pertinent lorsqu'on sait quel est le prix de la création, de l'organisation et de l'animation d'un événement de grande ampleur ! Les strates, les messages et les canaux de communication sur votre événement doivent être clairs et transparents entre toutes les personnes impliquées dans votre événement y compris entre vous et votre équipe, les prestataires, les partenaires et bien entendu les participants (que serait un événement sans participants).

Le saviez-vous ? Un événement comme le Lollapalooza France, c'est 10 millions d'euros de budget d'organisation, de promotion et d'animation... Autant vous dire qu'à ce prix là, rien n'a été laissé au hasard au niveau de la communication autour de l'événement. En effet, c'est l'un des festivals de musique les plus connus et reconnus au monde.

Bien entendu, on se doute bien que vous n'avez pas pour projet que de venir concurrencer Lollapalooza ou bien de créer un festival de musique pour 20.000 personnes (quoi que ?) mais sachez que peu importe le budget alloué à la préparation de votre événement, celui-ci sera gâché si la communication autour de votre événement n'est pas maîtrisée.

Aussi, nous allons vous présenter dans ce Guide "Comment avoir une communication efficace autour de son événement ?", les meilleures pratiques de communication (notamment graphiques puisque c'est là le coeur de métier de Simon) à mettre en place pour organiser, promouvoir et vendre votre événement en amont mais aussi pour maintenir la communication entre toutes les parties prenantes pendant votre événement mais aussi et surtout, après la fin de votre événement (car la fête n'est jamais finie malgré ce que pourrait dire Orelsan dans son célèbre album "la fête est finie").

L'importance de la communication événementielle pour la réussite de votre événement :

Une fois qu'un événement est planifié, que les dates et les heures sont gravées dans le marbre ou bien dans la roche comme dirait I.A.M (que tout est réservé et que les acomptes sont versés), il n'y a plus de retour arrière possible - alors qu'avec Simon, vous avez 14 jours d'essai quand vous vous inscrivez à un abonnement Graphisme illimité - il faut donc, sans attendre, commencer l'organisation de votre événement et cela passe par la mise en place d'une stratégie de communication visant à prévoir et programmer la mise en place de canaux, d'actions et la créations de différents supports de communication et visuels graphiques.

Le fait que la date et l'heure de votre événement soit "figés" par essence (souvent des jours, des semaines voir des mois en avance) est précisément la raison pour laquelle vous devez communiquer efficacement avec et entre chaque personne présente dans le processus de planification de l'événement. L'idée est de tout maîtriser afin d'éviter un maximum d'aléas de dernière minute.

L'élaboration d'un plan de communication événementiel est primordial et permet à tous ceux avec qui vous travaillez d'avoir des attentes claires quant à leurs tâches, cela à pour conséquence d'augmenter leur productivité. C'est ce que vous recherchez le plus lorsque vous créez votre événement compte tenu des contraintes de temps, de budget et (généralement) les délais serrés. Tout ce qui n'est pas prévu est un imprévu potentiel qui pourrait venir vous faire perdre énormément de temps, énormément d'argent et venir mettre en péril la réalisation à bien de votre événement.

Attention ! Sans une communication événementielle efficace (notamment graphique et visuelle), percutante, attrayante et structurée, votre événement pourrait "bider" (autrement dit, vous pourriez vous retrouver tout seul au stand de Churros à attendre désespérément que quelqu'un arrive).

Voici quelques conseils avisés de la part de Simon (le partenaire graphique idéal) sur l'art et la manière de réaliser la communication graphique de votre événement ! Nos conseils ne manqueront pas de vous éviter quelques maux de tête et quelques cheveux blancs (l'organisation d'un événement est déjà assez stressante comme cela alors prenez-vous une tasse de café et lisez attentivement cet article).

La communication d'un événement se prépare (bien) à l'avance !

Depuis l'instant pendant lequel vous imaginez et rêvez de votre événement pour la première fois jusqu'à la minute où il commence, vous devez vous assurer que votre équipe et tous les participants potentiels sont tenus au courant de toutes les informations importantes via des supports de communication graphique adaptés.

Il y a des détails "critiques" qui doivent être transmis avant l'événement et surtout, facilement accessible à tous (pensez lisibilité, inclusivité et accessibilité). La communication d'un événement se prépare d'abord en amont de l'événement dans la mesure où ne pas prévoir et organiser, c'est programmer son échec.

Voici la liste des détails importants à communiquer AVANT l'événement...

Pour que la préparation de votre communication événementielle soit parfaite, il convient tout d'abord de définir les différents éléments de langage que vous allez utiliser dans les différents supports de communication graphique mis à la disposition des parties prenantes avant et durant l'événement. Ainsi, et grâce à ce "listing", vous serez certain de bien penser à délivrer toutes les informations nécessaires aux participants potentiels lors du lancement de votre communication commerciale (puisque l'idée avant un événement, c'est de vendre de manière à avoir des participants).

Votre communication dite "pré-événementielle" doit - au minimum - comprendre les points suivants :

📌 Les noms des intervenants/créateurs de l'événement : Cela servira, non seulement à tenir tout le monde informé mais aussi et surtout, à créer ce qu'on appel un "effet d'annonce" car ces informations susciteront également l'enthousiasme des participants inscrits (et les potentiels inscrits).

Le saviez-vous ? Lollapalooza (oui, on reprend encore le même exemple) ne communique pas l'intégralité de la liste des chanteurs présents à l'événement en même temps mais sur plusieurs mois... Ainsi, chaque révélation d'un nouveau participant peut créer un "effet d'annonce" et ainsi créer l'acte d'achat auprès de personnes qui étaient encore en attente vis-à-vis de l'événement. Créer un effet d'annonce et lisser sa communication dans le temps en amont de l'événement permet donc de monter les blancs en neige, de faire monter la mayonnaise (vous l'aurez compris, cela sert à faire monter la température et ainsi programmer la réussite de votre événement).

📌 Chronologie de l'événement : les participants voudront savoir quand et où se dérouleront les (re)présentations et activités de votre événement afin de pouvoir planifier en conséquence leur journée/leur expérience.

📌 Méthodes de communication : Les canaux de communication de votre événement doivent être clairement définis. Heureusement, pour les événements en personne, hybrides et virtuels, une grande partie de cette communication peut avoir lieu sur le Web, via des applications ou bien sur les réseaux sociaux. Cela dit, il ne faut surtout pas mettre en doute la capacité du Print (les produits imprimés) à vous aider dans la manière de promouvoir votre événement... il faut penser "Omnicanal" pour toucher un maximum de personnes tout en priorisant les canaux en fonction de votre cible, de vos objectifs et surtout de votre budget.

📌 Considérations relatives à la nourriture et aux boissons : S'il y aura de la nourriture et des boissons disponibles lors de l'événement, il s'agit d'informations importantes qui doivent être transmises à vos participants afin qu'ils sachent s'ils doivent ou non, manger à l'avance ou bien sur place. Cela peut paraître comme étant un conseil "bateau" mais sachez que la moindre déception au niveau de l'organisation peut gravement nuire à votre image de marque et à la réussite de votre événement. Prenez donc soin de veiller à informer les participants de la moindre information susceptible de modifier leur expérience.

Voici des exemples d'outils de communication graphique "pré-événement" à mettre en place dans votre stratégie de communication événementielle :

Lors de la phase de "pré-événement", vos différentes communications graphiques vont avoir plusieurs objectifs parmi lesquels il y aura un objectif commercial (vendre des places pour votre événement), un objectif informationnel (informer les participants et les potentiels participants à propos des informations pratiques et importantes) et un objectif d'image (en créant un engouement, une certaine attente afin de faire monter la température avant que l'événement arrive).

Voici une liste (non exhaustive) de différentes manière de communiquer que vous pourriez-être envisager de mettre en place pour rendre la stratégie de communication autour de votre événement encore plus efficace et structurée :

👉🏼 Créer et alimenter un site Web "Landing Page" : Ce sera probablement le premier arrêt pour toute personne à la recherche d'informations sur votre événement. Votre site Web Landing Page (comprenez une "One page" ou un site Web d'une seule page) doit faire apparaître clairement les informations concernant votre événement ainsi que permettre aux potentiels intéressés d'acheter/réserver des billets/places. Afin de faire du site Web de votre événement la pierre angulaire de votre stratégie de communication événementielle, n'hésitez pas à faire figurer le lien de celui-ci sur un maximum d'outils de communication graphique et visuelle que vous allez utiliser : Les Packagings; Les Gobelets; les Objets marketing et Goodies; Les Signatures d'e-mail du staff; Les Bannières et Posts sur les réseaux sociaux; Dans les e-mails marketing, etc... bref, partout.

👉🏼 Utiliser le canal marketing par e-mail (Newsletters) : En effet, l'e-mail marketing est l'un des meilleurs moyens d'atteindre un large public et ce, à moindre coût. Assurez-vous que vos stratégies de communication graphique événementielle incluent le marketing par e-mail afin de pouvoir facilement informer les participants et potentiels participants vis-à-vis des informations importantes listées précédemment dans cet article. Sachez que l'e-mailing est un des meilleurs canaux de communication et de conversion que vous pouvez mettre en place pour la communication de votre événement : les potentiels intéressés par votre événement n'hésiteront pas à s'inscrire en laissant leur mail afin d'être tenu informé et éventuellement passer à l'action tandis que vous avez déjà les adresses mails des participants (puisqu'ils sont inscrits avec leurs informations personnelles).

👉🏼 Utiliser les réseaux sociaux : La commercialisation et la communication graphique et visuelle de votre événement sur des réseaux sociaux comme Instagram, Snap et Tik-Tok (si votre cible est plutôt jeune), Facebook et Linkedin (si votre cible est plutôt plus âgée) est une étape importante si ce n'est même l'étape essentielle - à l'ère du digital - pour garantir la réussite de votre communication pré-événement. L'exemple de la bonne utilisation des réseaux sociaux lors de la phase de communication pré-événement pourrait être les festivals de musique qui, à l'image de Lollapalooza, utilisent les réseaux sociaux en amont du festival (des mois et des mois en avance) pour "teaser" et révéler, petit à petit, les têtes d'affiches présentes sur scène.

👉🏼 Le Web c'est bien mais utilisez également le Print à votre avantage : N'oubliez pas que les packagings sont l'un des meilleurs outils de communication et de marketing possible pour promouvoir un événement (tout le monde sait que les Gobelets réutilisables des festivals sont d'excellents outils de communication). Vous pouvez utiliser le packaging comme un outil pour attirer les participants grâce à des annotations contenant les informations essentielles sur votre événement, comme le thème, la date et les intervenants... Il en va de même pour les cartes de visite (côté B2B, partenaires, prestataires, etc...) et vous devez également prendre en considération la conception de flyers qui est tout simplement obligatoire pour promouvoir un événement.

Simon (avec ses abonnements de conception graphique sans engagement) est en mesure de vous aider à concevoir des supports de communication graphique de qualité durant cette étape plus que cruciale qu'est la phase de pré-événement. En effet, nous pouvons nous occuper de la création de tous vos supports de communication graphique événementielle.

Nous vous proposons de créer l'intégralité de vos besoins graphiques événementiels grâce à des formules sous forme d'abonnements illimités ! Nos abonnement sont idéals pour concevoir la base de votre "Kit de communication événementiel" qui comprend les "must-have" de la communication pour un événement.

Vous souhaitez déléguer la production de vos supports de communication événementiel ? C'est une très bonne idée car cela vous permettra de dégager du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel : organiser et structurer la réussite de votre événement (en laissant Simon créer pour vous). Nous proposons trois formules par abonnement sans engagement pour vous permettre de trouver chaussure à votre pied par rapport à l'ambition et à la taille de votre événement.

Les détails importants à communiquer PENDANT votre événement...

Communiquer avant l'événement, c'est bien, mais communiquer avant ET pendant l'événement c'est encore mieux ! Outre le fait qu'il faille que vous ayez prévu des éléments de communication à l'attention de vos collaborateurs (plannings, organisation, etc...) il faudra aussi créer les différents éléments de communication graphique permettant aux participants de passer un moment agréable. Cela induit la signalétique sur place, la communication d'animation, l'explicitation du déroulé, la mise à disposition d'un plan de l'endroit, etc...

En ce qui concerne les stratégies de communication avec les participants à l'événement, vous pouvez envisager les outils suivants :

Voici des exemples d'outils de communication graphique à utiliser PENDANT l'événement :

👉🏼 Créer un autre site Web ou bien encore mieux, une App : Nous l'avons vu ensemble, créer un site Web complet est un très bon moyen de communiquer mais lors de votre événement il pourra être intéressant d'aller un peu plus loin en créant pourquoi pas, un second site différents ou bien aller encore plus loin en créant une application mobile/App. En effet, lors d'un événement plus les outils sont simples d'accès, mieux c'est (imaginez-vous devoir accéder à un site dans une foule en délire avec une connexion internet bancale). Pour créer une application mobile événementielle, il existe de nombreux outils (Web App, Application native) comme Bubble, Bravo Studio... Si vous êtes intéressé par cette idée nous vous invitons à lire notre article au sujet des meilleures applications "No-code" du moment.

👉🏼 Effectuer des sondages en direct : Recueillir des commentaires en temps réel sur votre événement est une méthode de communication à la valeur inestimable (les données récoltées vous serviront beaucoup pour la communication de la phase post-événement). Réaliser des sondages en direct vous permet d'apporter des changements à la volée et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent. Cela peut se faire facilement, par exemple directement en Story sur Instagram en utilisant l'outil "Sondage" mais cela peut être également se faire sur la page Facebook de l'événement comme sur le site ou bien l'application de votre événement.

👉🏼 Lancer des notifications instantanées : Qu'il s'agisse d'un événement hybride, en personne ou virtuel, les participants peuvent être distraits et manquer une présentation s'ils ne sont pas avertis par une notification push. De plus, les notifications push peuvent être utilisées pendant l'événement afin de tenir informer les participants d'une information cruciale/urgente. En effet, on aura davantage tendance à regarder notre téléphone lorsqu'on reçoit un SMS plutôt que lorsqu'on reçoit une notification d'un réseau social (qui n'est pas certaine d'arriver à destination ou bien qui peut être noyée dans une flopée d'autres notifications).

👉🏼 Utiliser les réseaux sociaux à foison : Si les médias sociaux sont un outil de communication plus qu'essentiel à utiliser avant l'événement, ils peuvent également être utiles pendant l'événement. En effet, vous pouvez choisir de publier des mises à jour en temps réel sur votre compte Instagram, Facebook ou bien Twitter ou de diffuser en direct de tout ou parties de l'événement en "Live" (pensez également à Twitch qui peut vous permettre de streamer votre événement et ainsi proposer aux personnes ne pouvant pas se déplacer de suivre tout de même votre événement. N'hésitez donc pas à poster des stories, faire des photos et tourner des vidéos ! Tous les contenus visuels que vous aller pouvoir produire durant l'événement vont vous servir durant la troisième phase de communication autour d'un événement, la fameuse phase "post-événement".

Encore une fois, Simon peut vous aider à créer tout un tas d'assets et de supports graphiques pour la communication autour/de vos événement que cela soit pour vos réseaux sociaux, pour le site internet, des bannièrse dans vos e-mailings, des supports de communication Print, des Goodies, etc... ! N’hésitez pas à vous renseigner sur les tarifs de nos abonnements graphisme à prix mensuel fixe, nous créons tous les visuels dont vous avez besoin pour la communication de vos événements.

Et après ? Comment communiquer APRÈS l'événement ?

Votre événement est terminé mais ne croyez pas qu'il faille vous reposer sur vos lauriers, bien au contraire... la communication post-événement est tout aussi importante que la communication en amont et pendant l'événement.

Tout d'abord, veillez à remercier comme il se doit tous ceux qui ont participé à l'événement, qu'il s'agisse de l'équipe chargée de l'organisation de l'événement, des prestataires, des partenaires ou bien des participants. Toutes les personnes présentes lors de l'événement apprécieront ce geste et cette reconnaissance.

En outre, il sera extrêmement important de capitaliser sur les informations et contenus visuels que vous aurez réussi à recueillir pendant l'événement. En effet, communiquer va devenir encore plus facile après votre événement tant vous avez de contenus et de choses à dire... des photos à partager, des anecdotes à dévoiler, des infos sur les backstages, des interviews, témoignages, des vidéos, etc... 

Voici une liste d'outils de communication graphique à utiliser "post-événement" (après votre événement):

👉🏼 Pensez à l'enquête de satisfaction : Même si vous avez déjà probablement recueilli des données d'enquête pendant votre événement, vous voudrez également en recueillir après l'événement et pour cela, vous devez permettre aux participants de répondre à un questionnaire d'enquête de satisfaction après l'événement. Les résultats de votre enquête de satisfaction vous permettront de déterminer ce qui s'est bien passé et ce qui doit être modifié/amélioré pour la prochaine fois.

Le saviez-vous ? Pour créer un questionnaire de satisfaction en toute simplicité afin de récolter des données après votre événement, vous pouvez utiliser plusieurs outils (gratuits ou bien payants) comme Typeform ou bien GoogleForm.

👉🏼 Continuez à communiquer par e-mail : Ne laissez surtout pas vos canaux de communication se dissoudre juste parce que l'événement est terminé... Au contraire, vous devez impérativement maintenir une communication fluide et régulière avec les participants et pour cela, il faut assurer un suivi par e-mail. Vous pouvez alors partager différentes informations comme des photos de l'événement, des chiffres (nombre de participants bien entendu mais aussi pourquoi pas des chiffres un peu plus loufoques) mais aussi des vidéos, des témoignages, des parutions médias, etc...

👉🏼 Continuez à communiquer sur les réseaux sociaux et votre site Web : Ne lâchez surtout pas votre audience qui attend avec impatience de voir de l'éxtérieur comment est-ce que c'est passé l'événement ! Il est important de capitaliser sur l'audience acquise en amont et pendant l'événement sur vos différents réseaux sociaux et sur votre site en assurant la continuité de la communication (et à ce stade, elle est surtout visuelle avec le partage de photos, de vidéos et de tout autre format visuel et graphique).

Le saviez-vous ? Si l'on reprend notre exemple de Lollapalooza, ce festival profite de la fin de l'événement pour partager, des mois durant, des photos, vidéos et anecdotes autour du festoche. Dans l'idée, ils tiennent le rythme et parsèment leur canaux de communication de contenus visuels et ce, jusqu'à l'annonce de la prochaine édition (malin, n'est-ce pas ?).

Dans l'idée, il est très important de communiquer post-événement en vous servant des contenus visuels et textuels à votre disposition (en recyclant les images, vidéos et dires lors de l'événement) afin d'éventuellement préparer votre audience à l'arrivée d'une seconde édition... Même si vous n'avez pas prévu de réitérer l'expérience et que votre événement est un "One shot" il reste tout de même très important, pour votre image, que de continuer à communiquer à la suite de votre événement.

Si on devait résumer comment bien communiquer autour de son événement :

La communication graphique autour de votre événement pourrait être résumée en trois phases bien distinctes (mais tout aussi importantes les unes que les autres) :

📍 La phase de communication "pré-événement" : qui consiste essentiellement à convertir un maximum d'interêt en achat et un maximum de participants en ambassadeur via un système de communication basé sur l'effet d'annonce, le suspense et l'informationnel. Les supports de communication à privilégier lors de cette phase sont les réseaux sociaux, la publicité en ligne, le bouche à oreille et le Print.

📍 La phase de communication "pendant" l'événement : qui consiste essentiellement à informer les participants du déroulé et de l'organisation de l'événement ainsi qu'à animer l'événement afin de créer une ambiance tout autant festive qu'agréable. Les supports de communication à privilégier lors de cette phase sont les réseaux sociaux, la signalétique, les moyens humains, les notifications push/mails et le Print.

📍 La phase de communication "post-événement" : qui consiste essentiellement à mettre en avant des informations, photos et vidéos de l'événement afin de créer à la fois un sentiment de nostalgie, un sentiment d'appartenance et un goût de reviens-y. Les supports de communication à privilégier lors de cette phase sont les vidéos et la photographie notamment sur les réseaux sociaux et via des Newsletter.

Il est important de suivre ces différentes phases dans l'ordre et si votre événement est un rendez-vous récurrent, il vous suffit de revenir à la première phase dès que la dernière est terminée... Ainsi, vous pourrez reprendre la même trame de communication tout en changeant la direction artistique/le thème de votre événement (par exemple, chaque année le feu d'artifice de Paris est basé sur un thème précis et communiqué en amont de l'événement).

Pour vous accompagner à créer les supports de communication parfaits pour promouvoir un événement, il y a Simon...

Déléguer la production graphique de votre événement pour vous concentrer sur l'essentiel !

Comme nous l'avons vu ensemble, l'organisation d'un événement peut s'avérer très fastidieux, rigoureux et nécessite le déploiement de moyens humains et logistique importants. De plus, l'organisation d'un événement nécessite la création de très nombreux supports de communication en amont, pendant et après l'événement (plusieurs dizaines voir des centaines). Aussi, pourquoi ne pas déléguer la production graphique de ces supports de communication à Simon, le partenaire graphique idéal ?

Simon c'est un interlocuteur unique qui, à travers différents abonnements de conception graphique à prix fixe, vous permettra de déléguer tous les visuels dont vous aurez besoin pour votre événement... On prend rendez-vous ensemble ?